【Excel】毎月同じ項目名を入力するのは大変

Excel で家計簿や売上表などを作っていて「毎月同じ項目名を入力するのは大変だな・・・」と思ったことはありませんか。

オートフィルの機能を使うと、日付や曜日を簡単に入力することができます。

また、それ以外の項目についても、項目名の順序が決まっていれば、「ユーザー設定リスト」に登録することで解決できます。

今回は、オートフィルで入力できるデータの種類と、「ユーザー設定リスト」に関する操作についてご紹介します。


【ゆっくり】毎月同じ項目を入力するのは大変【パソコン大学】

オートフィルで入力できるデータの種類

順序が決まっているというと、「オートフィル」を思い出すのではないでしょうか。

「オートフィル」とは、セルに入力されているデータに応じて、隣接するセルに規則性のある連続データを入力したり、コピーしたりする機能です。

オートフィルで入力できるデータは、以下の表のように決まっています。

オートフィルで入力できるデータ

この表にあるのは、Excelにあらかじめ登録されているリストですが、順序が決まっているデータをユーザーが自分で登録することもできます。

ユーザー設定リストに関する操作

登録されているデータの確認

では、登録されているデータを確認しましょう。

[ファイル] タブをクリックします。

ユーザー設定リスト1

[オプション] をクリックします。

ユーザー設定リスト2

左側のメニューにある [詳細設定] をクリックします。

ユーザー設定リスト3

右側の画面を一番下までスクロールします。
[全般] グループにある [ユーザー設定リストの編集] ボタンをクリックします。

ユーザー設定リスト5

[ユーザー設定リスト] ダイアログボックスが表示されます。
[ユーザー設定リスト] には、登録されている項目が表示されます。
「日, 月, 火, 水, 木, 金, 土」をクリックしてみると

ユーザー設定リスト6


右側の [リストの項目] は1行1項目で登録されていて、グレー表示になっていることが分かります。さらに右にある [追加] と [削除] もグレー表示になっています。
つまり、あらかじめ登録されているデータは編集や削除ができないということです。

データの登録

ここでは、家計簿の項目である「電気」、「ガス」、「水道」を登録する手順をご紹介します。

上述の手順で[ユーザー設定リスト] ダイアログボックスを表示させます。

[ユーザー設定リスト] にある [新しいリスト] をクリックします。

ユーザー設定リスト7

[リストの項目] にカーソルが表示されます。1行に1項目入力します。
「電気」と入力し、Enterキーを押して改行します。
同様に2行目に「ガス」、3行目に「水道」を入力します。

ユーザー設定リスト8

右側の [追加] ボタンをクリックします。

ユーザー設定リスト9

[ユーザー設定リスト] の一番下に登録されました。

ユーザー設定リスト10

[OK] をクリックして、[ユーザー設定リスト] ダイアログボックスを閉じます。

ユーザー設定リスト11

さらに [OK] をクリックして、[Excel のオプション] ダイアログボックスを閉じます。

ユーザー設定リスト16

では、ユーザー設定リストが登録できているか確認してみましょう。

セル【A1】に「電気」と入力し、【A2】以下のセルにオートフィル機能を使って入力します。
「電気」と入力したセル【A1】の右下のフィルハンドルにマウスポインターを合わせ、マウスポインターが「+」の形になっているのを確認し、10行目までドラッグしてみましょう。

ユーザー設定リスト12

「電気」、「ガス」、「水道」の順で入力されましたね。
また、登録した項目は3つですが、繰り返されていることが分かります。今回は「電気」を元となるデータとして入力しましたが、「ガス」を入力してオートフィルをしても同じ順序で入力されます。

データの削除

登録したリストが必要なくなったら削除しましょう。

ここでは、先ほど登録したデータを削除する手順をご紹介します。

[ファイル] タブをクリックします。

ユーザー設定リスト19

[オプション] をクリックします。

ユーザー設定リスト2

左側のメニューにある [詳細設定] をクリックします。

ユーザー設定リスト3

右側の画面を一番下までスクロールします。
[全般] グループにある [ユーザー設定リストの編集] ボタンをクリックします。

ユーザー設定リスト5

[ユーザー設定リスト] ダイアログボックスが表示されます。
[ユーザー設定リスト] を一番下までスクロールし、「電気, ガス, 水道」をクリックします。

ユーザー設定リスト10

右にある [削除] をクリックします。

ユーザー設定リスト13

「リストを削除します。元に戻すことはできません。」のメッセージは [OK] をクリックします。

ユーザー設定リスト15

[ユーザー設定リスト] の [OK] をクリックします。

ユーザー設定リスト18

[Excel のオプション] の [OK] をクリックします。

ユーザー設定リスト16

では、削除できたか確認します。

セル【B1】に「電気」と入力し、【B2】以下のセルにオートフィル機能を使って入力します。
「電気」と入力したセル【B1】の右下のフィルハンドルにマウスポインターを合わせ、マウスポインターが「+」の形になっているのを確認し、10行目までドラッグします。

ユーザー設定リスト17

「電気」がコピーされたため、登録が削除されているのが分かります。

まとめ

  • 順序が決まっているデータを「ユーザー設定リスト」として自分で登録することができる。
  • ユーザー設定リストは、ホームタブ>オプション>詳細設定>ユーザー設定リストの編集で、確認、登録、削除ができる。
  • [リストの項目] は1行1項目で入力する。
  • [ユーザー設定リスト] の一番下に登録される。
  • 不要なリストは削除する。

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