2024年2月22日
Excel（エクセル）で効率よくデータを管理するためには、「データベース」を意識してデータを入力する必要があります。
データベースを活用すると、思い通りにデータの抽出や並び替え、集計ができるため、業務の様々な場面で役立つでしょう。
Excelでデータベース化する際、「セルの結合」をしていると抽出や並び替えがうまくできないので注意が必要です。
目次
そもそもデータベースとは何でしょうか。
簡単にいうと「関連するデータを一定の決まりを定めて蓄積したもの」です。データベースを用いることで、効率よくデータを管理・活用できます。
例えば、取引先の情報を管理したり、商品の売り上げを集計したり。必要なときに必要なデータをすぐに取り出せるので、大量のデータもスピーディーに業務に活かすことが可能です。
Excelに入力されたデータをデータベースとして扱う際、以下の３点に注意しましょう。
このようにデータが整えられていると、並べ替えや抽出、集計を問題なく行うことができます。
データベース部分の先頭行には、必ず項目名を設定します。
項目名を設定する行が２行以上になったり、セル結合した項目があったりすると、データベース化がうまくできないので注意が必要です。
また、項目名は他と重複させないようにしましょう。
そして２行目からデータを入力していきます。
先頭行で設定した項目名に合わせて、該当するデータを入力していきましょう。
Excelデータベースでは、「1行につき1件分のデータ」を入力します。
１件のデータが複数行にわたってしまうと、並べ替えや抽出がうまくできません。
また、「1行につき1件分のデータ」の条件を満たすために、データベース内のセルを結合しないようにしましょう。
例えばタイトルや別の表、メモとして記録してるデータなどは、データベース部分と離して作成しましょう。
適切な範囲でデータベース化するためです。
また、データベースとは別の表は、別のシートなどに作ることをおすすめします。
例えば、データの抽出は行単位で行われるので、データベースの左右に別の表があった場合、そのすべてや一部が非表示になってしまうなどの問題が生じるためです。
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