【Word】差し込み印刷で大量の名札の作り方

2025年6月26日 Word, Tips

パソコンで大人数の名札を作ることになったけれど、時間がかかって大変と思った経験はありませんか。

Word の「差し込み印刷」機能を使うと、効率よくミスなく大量の名札を作ることができます。今回は、Excel の参加者名簿をもとに、Word の差し込み印刷の機能を使って名札を作ってみましょう。

1 差し込み印刷とは
2 差し込み印刷で名札を作る手順
3 まとめ

差し込み印刷とは

差し込み印刷とは、文書に表のデータを組み込んで印刷する機能です。この組み込むことを「差し込み」といいます。

同じ文書の一部の情報を変えて、文書を複数作成して印刷できます。手作業での入力を省けるため、ミスを減らすことができ、時短にもつながります。

差し込み印刷を行うには、「ひな形の文書」と「宛先リスト」の2種類のファイルが必要です。

ひな形の文書：データの差し込み先となる Word 文書。
すべての宛先に共通する内容。「レター」や「封筒」、「ラベル」などの種類がある。

宛先リスト：氏名や住所などの差し込むデータが入力された表。
Word やExcel で作成されたリスト。

差し込み印刷の基本的な手順は以下の通りです。

差し込み印刷の開始：ひな形の文書を新しく作成する。または、既存の文書を指定する。
宛先の選択：宛先リストを新しく作成する。または、既存の宛先リストを指定する。
差し込みフィールドの挿入：ひな形の文書に差し込みフィールド（データを差し込む領域）を指定する。
結果のプレビュー：差し込んだ内容をプレビューで確認する。
印刷の実行：差し込んだ結果を印刷するか、ファイルとして保存する。

操作は、[差し込み文書] タブの [差し込み印刷の開始] グループから順に右へ進みます。

差し込み印刷で名札を作る手順

今回は市販の名刺サイズのラベルに、参加者名簿にある20人分の名札を作ります。宛先リストの参加者名簿は、Excel で作成します。

作成手順は以下の通りです。

データの準備：Excel で参加者名簿を作成。
差し込み印刷の開始 :ラベルを差し込み先として指定し、ラベルのサイズを設定。
宛先の選択：作成した参加者名簿を指定。
差し込みフィールドの挿入：最初のラベルにデータを差し込む。
書式設定とすべてのラベルに反映：最初のラベルに書式を設定し、作成した内容を他のラベルに反映。
結果のプレビュー：差し込んだ内容を確認。
印刷の実行：印刷を実行。

それぞれの手順を詳しく解説します。

データの準備

「宛先リスト」を準備します。宛先リストは「フィールド名」「レコード」「フィールド」の構成に従って作成します。

フィールド名：項目名
レコード：行ごとに入力されている1件分のデータ
フィールド：列ごとに入力されている同じ種類のデータ

また、宛先の選択時に識別しやすいようにシート名を変更します。完成した表は「参加者名簿」という名前でデスクトップに保存します。

操作例

Excel を起動し、空白のブックをクリックします。
1行目のA列～E列に「会社名」「氏名」「氏名（英語）」「４月出席」「５月出席」と入力します。
セル【 A2 】から【 E22 】まで、20件のデータを入力します。

シート名「Sheet1」の上で右クリックします。
[名前の変更] をクリックします。
「４、５月分」と入力します。
< Enter > キーを押します。
シート名が確定されました。

ファイルをデスクトップに保存します。

差し込み印刷の開始

ひな形の文書の種類を指定します。種類は [差し込み文書] タブの [差し込み印刷] グループにある [差し込み印刷の開始] で表示されるリストにある「レター」、「電子メールメッセージ」、「封筒」などから選択します。ラベルを作成する場合は「ラベル」を指定し、既存のWord文書の場合は「レター」を選択します。